Externe Dienstleister kosten Monat für Monat Geld – und zwar mehr, als viele glauben. Eine maßgeschneiderte Automation mit Workspacer ist dagegen eine einmalige Investition, die sich oft schon nach einem Quartal amortisiert, dauerhaft für konstant hohe Qualität sorgt und Ihr Team von Routineaufgaben befreit.
1. Die Kostenfalle Outsourcing
Die Rechnung klingt zunächst verlockend:
- Virtueller Assistent / Agentur: 1.500€ Retainer pro Monat
- Aufgaben: Reportings, Datenpflege, E-Mail-Routing, einfache Back-Office-Prozesse
Jährliche Kosten
1 500 € × 12 Monate = 18 000 €
Dabei sind noch keine Urlaubs-/Krankheitsvertretungen, Einarbeitungsphasen oder Qualitätsabnahmen eingerechnet – ganz zu schweigen von steigenden Stundensätzen im nächsten Jahr.
2. Einmal zahlen, dauerhaft sparen
Setup / Onboarding
- Externer Dienstleister: 0 €
- Workspacer-Automation: 7 500 € einmalig
Laufende Kosten im ersten Jahr
- Externer Dienstleister: 18 000 €
- Workspacer-Automation: 0 €
Gesamtkosten Jahr 1
- Externer Dienstleister: 18 000 €
- Workspacer-Automation: 7 500 €
Break-Even
- Die Workspacer-Lösung hat sich nach etwa fünf Monaten amortisiert. Ab Monat 6 sparen Sie jeden weiteren Monat 1 500 € – bei gleicher oder sogar höherer Qualität.
Schon nach fünf Monaten ist die Automation kostendeckend; danach arbeitet sie praktisch „für lau“ und entlastet Ihr Team dauerhaft.
3. Qualität und Kontrolle, 24/7
- Keine menschlichen Fehler: Skripte vergessen keine Schritte und verarbeiten jede Eingabe gleich.
- Volle Transparenz: Alle Workflows werden im Workspacer-Dashboard protokolliert – inklusive Laufzeit, Status und Logs.
- Sofort skalierbar: Verdoppeln sich Ihre Bestellungen oder Leads, läuft der Prozess genauso schnell weiter. Zusätzliche Kosten? Minimaler Server-Footprint.
4. Praxisbeispiel: E-Commerce-Shop spart 23.000 € pro Jahr
Ein mittelgroßer Online-Händler ließ sein wöchentliches Sales-Reporting bislang von einer Agentur erstellen. Aufwand: ca. 12 h/Woche, Kosten: 1 200 € pro Monat.
Mit Workspacer wurde ein Workflow aufgesetzt, der:
- Bestellungen aus dem ERP abruft
- Umsätze, Retouren und Deckungsbeiträge berechnet
- Ein PDF-Dashboard rendert
- Das PDF automatisiert an das Management-Slack-Channel sendet
Ergebnis:
- Prozesslaufzeit: 3 Minuten statt 12 Stunden
- Laufende Kosten: 0 €
- Einsparung: ~14 400 €/Jahr
- Zusätzlich erzielte Effekte: Echtzeit-Insights → schnellere Nachbestellungen, weniger Out-of-Stock-Tage
5. Warum jetzt automatisieren?
- Planbare Budgets – Einmaliges CapEx statt unendliche OpEx-Schleife.
- Mitarbeiter-Fokus – Teams beschäftigen sich mit Wertschöpfung statt Copy-Paste.
- Schneller ROI – Break-Even in wenigen Monaten, danach arbeitet die Automation “für lau”.
- Zukunftssicherheit – Prozesse lassen sich jederzeit anpassen oder erweitern, ganz ohne IT-Bottleneck.
